El almacenamiento de los registros de impuestos: ¿cuánto es suficiente?
La ley Federal requiere que usted mantenga copias de sus declaraciones de impuestos y documentos de apoyo para tres años. Este es el llamado "de tres años de la ley" y conduce a muchas personas a creer que es seguro siempre que retienen sus documentos de este período de tiempo.
Sin embargo, si el IRS cree que usted tiene significativamente subregistro de sus ingresos (un 25 por ciento o más), o cree que no puede ser indicio de fraude, se puede ir seis años en una auditoría. Para estar seguro, utilice las siguientes directrices.
| Registros De Negocios Para Mantener... | Registros Personales Para Mantener... |
|---|---|
| 1 Año | 1 Año |
| 3 Años | 3 Años |
| 6 Años | 6 Años |
| Para siempre | Para siempre |
Circunstancias Especiales
Crear un Conjunto de Copia de seguridad de archivos y almacenarlos de forma Electrónica. El mantenimiento de un conjunto de copia de seguridad de los registros, incluyendo, por ejemplo, estados de cuenta bancarios, declaraciones de impuestos, pólizas de seguros, etc. — es más fácil que nunca ahora que muchas de las instituciones financieras a ofrecer declaraciones y documentos de forma electrónica, y mucho se dispone de información financiera en Internet.
Incluso si los documentos originales son proporcionados sólo en el papel, pueden ser escaneados y convertidos a un formato digital. Una vez que los documentos están en formato electrónico, los contribuyentes pueden descargar a una copia de seguridad del dispositivo de almacenamiento, como un disco duro externo, o grabarlas en un CD o DVD (no olvides la etiqueta).
También podría considerar la copia de seguridad en línea, que es la única manera de asegurar que los datos están totalmente protegidos. Con copia de seguridad en línea, los archivos se almacenan en otra región del país, por lo que si un huracán u otro desastre natural, los documentos siguen siendo seguros.
Precaución: El robo de identidad es una seria amenaza en el mundo de hoy, y es importante tomar todas las precauciones para evitarlo. Después de que ya no es necesario para conservar sus registros de impuestos, estados financieros, o cualquier otro documento con su información personal, usted debe deshacerse de estos registros mediante la trituración de ellas, y no disponer de ellos por el mero hecho de tirarlos a la basura.
Documentos De Negocios A Mantener Por Un Año
- La correspondencia con los Clientes y Proveedores
- Duplicados De Recibos De Depósito
- Las Órdenes de compra (otros que el Departamento de Compras copia)
- La Recepción De Hojas De
- Las solicitudes
- Taquígrafo de Cuadernos de
- Almacén El Formulario De Retiro
Documentos De Negocios A Mantener Por Tres Años
- Expedientes personales de los empleados (después de la terminación)
- Solicitudes De Empleo
- Seguro Caducado Políticas
- La Correspondencia En General
- Los Informes De Auditoría Interna
- Informes Internos
- Los Vales De Caja Chica
- Inventario Físico Etiquetas
- Los Bonos de ahorro de los Registros de los Empleados
- Las Tarjetas De Tiempo De Los Empleados Por Hora
Documentos De Negocios A Mantener Durante Seis Años
- Los Informes De Accidentes, Reclamaciones
- Cuentas por Pagar, Libros de contabilidad y Horarios
- Cuentas por Cobrar Diarios y Horarios
- Estados de cuenta bancarios y las Conciliaciones
- Los Cheques Cancelados
- Cancelada de Acciones y de Bonos Certificados
- Impuestos Sobre El Empleo De Los Registros De
- Análisis de gastos y los Gastos de Distribución de los Horarios de
- Vencidos Los Contratos, Arrendamientos
- Expirado Opción De Registros
- Inventarios de Productos, Materiales, Suministros
- Las facturas a los Clientes
- Notas Por Cobrar Libros De Contabilidad, Los Horarios De
- Registros de nómina y Resúmenes, incluyendo el pago a los pensionistas
- Planta De Costo De Los Libros De
- Departamento de compras Copias de Órdenes de Compra
- Los Registros De Ventas
- Libros Auxiliares
- El Tiempo De Los Libros
- Viajes y Entretenimiento Registros
- Los vales para Pagos a Proveedores, Empleados, etc.
- Bono De Registro, Horarios
Registros De Negocios A Mantener Para Siempre
Mientras que las directrices federales no requieren que usted mantenga los registros de impuestos "para siempre," en muchos casos, habrá otras razones por las que usted querrá conservar estos documentos de forma indefinida.
- Los Informes de auditoría de Cpa/Contables
- Los Cheques cancelados para Importante Pagos (especialmente los pagos de impuestos)
- Efectivo de los Libros, de los planes de Cuentas
- Contratos, Arrendamientos Actualmente en Vigor
- Documentos societarios (constitución, estatuto, reglamentos, etc.)
- Documentos que acrediten adiciones de activos fijos
- Obras
- De Depreciación
- Estados Financieros (Fin De Año)
- General y Privadas, Libros de contabilidad, Balances de Fin de Año
- Seguro De Los Registros, Los Actuales, Los Informes De Accidentes, Reclamaciones, Las Políticas
- La Inversión Confirmaciones De Transacción
- IRS los Ingresos de los Agentes de Informes
- Revistas
- Legal, Registros, Correspondencia y Otros Asuntos Importantes
- Libros de actas de Administración y a los Accionistas
- Hipotecas, Facturas de Venta
- Tasaciones de propiedades por Tasadores externos
- Registros De La Propiedad
- De jubilaciones y Pensiones de los Registros de
- Las declaraciones de impuestos y Hojas de cálculo
- Marcas y Patentes de los Registros
Documentos Personales Para Mantener Por Un Año
- Estados De Cuenta Bancarios
- Comprobantes de pago (a reconciliar con la W-2)
- Los cheques cancelados
- Mensual y trimestral fondo de inversión y de jubilación de contribución de las declaraciones (a reconciliar con la de fin de año de la declaración)
Documentos Personales Para Mantener Por Tres Años
- Declaraciones De Tarjeta De Crédito
- Gastos médicos (en caso de disputas de seguros)
- La Utilidad De Los Registros De
- Seguro Caducado Políticas
Documentos Personales Para Mantener Durante Seis Años
- Documentos De Apoyo Para Las Declaraciones De Impuestos
- Informes de accidentes y Reclamaciones
- Gastos médicos (si relacionados con los impuestos)
- Registros De La Propiedad / Mejora De Los Recibos
- Los Recibos De Ventas
- Embargos De Salarios
- Otros Impuestos Relacionados Con Las Facturas
Registros Personales Para Mantener Para Siempre
- CPA los Informes de Auditoría
- Registros Legales
- Correspondencia Importante
- De Impuesto A La Renta
- Ingreso De Cheques De Pago De Impuestos
- La Inversión Confirmaciones De Transacción
- De jubilaciones y Pensiones de los Registros de
Circunstancias Especiales
- Coche de Registros (mantener hasta que el coche se vende)
- Recibos de Tarjeta de crédito (mantener con su tarjeta de crédito)
- Las Pólizas de seguro (para mantener la vida de la póliza)
- Hipotecas / Obras / Arrendamientos (mantener 6 años más allá del acuerdo)
- Comprobantes de pago (mantener hasta reconciliado con su W-2)
- Registros de la propiedad / mejora de los recibos (mantener hasta que la propiedad se vende)
- Los Recibos de ventas (para mantener la vida de la garantía)
- De acciones y de Bonos de Registros (mantener por 6 años más allá de la venta)
- Garantías e Instrucciones (para mantener la vida útil del producto)
- Otros proyectos de ley (mantener hasta que se verifique el pago de la siguiente factura)
- Depreciación y Otros Activos de Capital (Registros de mantener durante 3 años después de que el fiscal de la vida del activo)